5 Cosas a considerar al elegir implantador

¡No te equivoques! ¡Escoge al más adecuado!

Avanzosc, Juaristi Ana

5 cosas a considerar para elegir implantador

¡No te equivoques!¡Escoge al más adecuado!

Cambiar de ERP, o implantar uno por primera vez, supone un gran cambio en la empresa. Por eso hemos decidido daros una pautas para que os ayudarán a que dar el paso sea más fácil y tomar la decisión adecuada. ¿Como elegir al implantador más adecuado?

1.- Define tus necesidades y objetivos antes de iniciar el proceso de selección

Si dejas que los comerciales de las empresas implantadoras sean quienes realicen la demo a su aire, es probable que te veas abrumado por la gran cantidad de información recibida y al final es posible que no sepas interpretar si lo que te han enseñado basta para cubrir tus necesidades básicas, si va más allá o si te va a permitir mejorar en gran medida tu forma de trabajar. 

Antes de solicitar la primera demo de una solución integral para la empresa o ERP, identifica los puntos principales de bloqueo o posibilidad de mejora en cada uno de tus departamentos. Solicita a los que te hagan la demo cómo resuelve su ERP dichos problemas. De esta forma, serás tú quien dirija la demo y podrás llevar a los comerciales a tu terreno. Desconfía si hay muchos puntos que intentan esquivar o hay demasiados que no puedan resolver. 

Debes tener en cuenta que todos los ERPs del mercado actual cubren gran parte de los problemas de cualquier sector. Además, existen verticales que resuelven perfectamente problemáticas concretas de un determinado tipo de empresa pero, puede ser que sean más débiles en otras áreas generales. 

También tienes que tener en cuenta que hay soluciones que no permiten adaptaciones a medida y otras que sí, por lo que estas últimas pueden permitirte adaptarlos realmente no solo a las necesidades de tu sector, sino a las de tu propia empresa. 

2.- La propuesta

Cuando recibas la propuesta, es muy probable que los primeros folios de la misma incluyan datos generales de los éxitos, experiencia o logros de la empresa implantadora y de la funcionalidad a implementar. 

En ocasiones, el documento incluye tanta información que en realidad no sabes muy bien qué está incluido y qué no está incluido dentro del alcance del contrato firmado. Para una correcta implantación es necesario que te incluyan de forma inequívoca las siguientes partidas

.- Instalación (evidentemente) que puede ser tanto en máquina propia como en hosting alquilado o en SAAS. (Para conocer las opciones de Odoo en este sentido, puedes ampliar información aquí)

.- FORMACION: Punto crítico en cualquier implantación. Sin ella, el software es una caja negra a la que probablemente no sepas cómo sacar el mayor partido. Identifica perfectamente cuantas horas/sesiones/jornadas se incluyen en el contrato y asegúrate de los conocimientos del consultor funcional que os asignarán al proyecto, no solo de la herramienta en sí sino del tipo de industria a la que pertenece tu empresa.

.- Migración de datos: Es extraño que no se requiera traer datos de los sistemas utilizados hasta el momento por la empresa. El origen de dichos datos puede ser un excel, otro ERP, una tienda online o cualquier otro sistema informático donde esté el listado de clientes, proveedores, direcciones y datos de contacto, catálogo de productos, listas de materiales u otros datos maestros.

.- Adaptaciones de informes: También es extraño que una empresa no requiera la personalización o adaptación a su imagen corporativa de uno o varios informes que se pueden imprimir o enviar desde la propia aplicación. Se considera informe, tanto los documentos que es requerido enviar a clientes o proveedores (pedidos, facturas, albaranes), como los documentos internos de la empresa (órdenes de trabajo, hojas de horas, hojas de gasto.. ) como los informes estadísticos, indicadores o KPIs

En ocasiones, como hemos visto en el punto 1, hay herramientas que permiten personalización a nivel funcional realizando desarrollos a medida o adaptaciones. Es habitual que la personalización a nivel de programación NO se incluya en las propuestas de implantación, salvo contadas excepciones. 

3.- La selección

Una vez recibidas las propuestas de los implantadores seleccionados, es necesario valorar los siguientes puntos propuestos
  1. Alcance funcional ofertado

  2. Propuesta económica, modo y plazos de pago

  3. Metodología de la implantación: Si el implantador es experimentado te propondrá una metodología. A este respecto, cada uno tiene su forma de hacer las cosas por tanto, deberás evaluar la que más se adapte a vosotros, en cuanto a fases del proyecto, enfoque y plan hasta el arranque.

  4. Duración del proyecto

  5. Equipo de proyecto

No somos nadie para indicar qué propuestas se deben descartar de plano pero algunos parámetros podrían ser: 
  • En la propuesta no se detalla alguno o varios de los 5 puntos indicados.
  • Evitan hablar del equipo de proyecto
  • Son muy caros o excesivamente baratos
  • Hay demasiados puntos críticos que requiere la empresa y no se incluyen en el alcance funcional.

4.- Mantenimiento posterior

Una vez finalice la fase de implantación del proyecto, es importante estimar cuáles serán los costes de mantenimiento y qué conceptos o partidas están incluidos en él. Para valorar en conjunto los servicios ofertados dentro del mantenimiento debe quedar claro si éste incluye o no y a qué precio al menos los siguientes puntos
  • Se incluye o no un servicio de atención al cliente mediante correo electrónico, teléfono o skype.
  • El servicio incluye únicamente resolución de problemas técnicos o también servicios de resolución de dudas o problemas funcionales
  • Incluye o no mantenimiento del servidor 
  • Incluye o no la posibilidad de adaptaciones evolutivas del software a nivel de nuevos desarrollos 
  • Existe un coste por usuario, por funcionalidad, por módulo, por área... 
  • La forma de pago es anual, mensual? Existen descuentos por pronto pago o varios años?

5.- Servicios y valoraciones adicionales

En el mundo de la gestión de empresa hay grandes profesionales pero también existen empresas nacidas de la nada que con una web llamativa ofrecen una imagen profesional pero en realidad no tienen la experiencia o el equipo profesional necesario para llevar una implantación seria a éxito. 

Algunos de los criterios que pueden ayudarte a tomar la decisión podrían ser:

  • Referencias reales de implantaciones en empresas del mismo sector
  • Fecha en la que empezaron a ofrecer servicios o a implementar la solución
  • Ramas de desarrollo de las que son autores y número de módulos que se incluyen en ellas
  • Soluciones verticales que pueden ofertar y plataformas de formación online o videotutoriales para el uso y manejo de dichas soluciones
  • Canales de video o screenshots donde muestran la solución
  • Calidad de la demo realizada
  • Capacidad de entender la problemática específica del cliente y empatía con dicha problemática
  • Demo funcional de las soluciones ofrecidas, donde se pueda evaluar la funcionalidad ofertada incluso (y sobre todo) antes de firmar ningún contrato. 
Esperando que los consejos dados os sirvan para la realización de una perfecta selección de proveedores y os lleve a elegir al más adecuado a vosotros
Cordiales saludos:
Ana