Beneficios de pasar del paquete office a un ERP

Cómo Odoo puede ayudar a mejorar la gestión de tu empresa

Nerea Narro

Beneficios de pasar del paquete office a un ERP

Cómo Odoo puede ayudar a mejorar la gestión de tu empresa

Odoo es una herramienta versátil y diseñada para gestionar el día a día de una empresa. Facilita y elimina tareas repetitivas que ralentizan la operativa diaria de maneras que el uso de un paquete ofimático no puede. Algunos de los aspectos en los que la mejora es notable son los siguientes.

Permite reducir tiempo en registrar datos

En Odoo se trata de facilitar las tareas que tanto operarios como administrativos deben hacer. Una de ellas trata de reducir tiempo a la hora de introducir datos en el sistema. Existen maneras de, por un lado, automatizar algunas de estas tareas, y, por otro, de reducir el número de pasos a realizar para cumplimentar un informe.

Evita duplicidad de información e inconsistencias

En Odoo, al sólo existir una única base de datos, la información sólo se introduce una vez, lo que evita todo tipo de duplicidades e inconsistencias que pueden ocurrir al utilizar un paquete office. Además, en el caso de intentar introducir algún dato que ya existe en el sistema, Odoo puede avisarte y evitar que lo vuelvas a introducir por error.

Evita la pérdida de información

Al existir una única base de datos donde se introduce toda la información, evita que se traspapelen los datos por el hecho de que, al utilizar varios programas diferentes, deba introducirse la información en más de un sitio y de varias maneras distintas. En Odoo, se puede consultar la información de varias maneras diferentes sin tener que acceder a diferentes bases de datos, ya que cada consulta accede a toda la información, que está almacenada en un sólo lugar.

Libera a los empleados de tiempo que pasan creando informes a mano

El tener un software que está diseñado para realizar la gran mayoría de las operaciones que se realizan en una empresa, desde presupuestos, a albaranes, pasando por facturas, hasta presentación de impuestos, permite liberar de trabajo a los empleados que deber realizar dichas tareas ya que se convierte en algo tan sencillo como elegir la información que se desea visualizar, elegir el formato de visualización y, si es caso, imprimir o incluso enviar por correo todo tipo de informes y documentos. Con la ventaja de que queda registrado y accesible a posteriori.

Toda la información está en el mismo sistema

Al utilizar un paquete ofimático tienes que abrir varios programas a la vez o buscar archivos en diferentes ficheros, lo que puede resultar lioso y poco productivo, ir a delante y atrás buscando un dato concreto dentro de los diferentes documentos que se han creado, lleva tiempo y hace que se malgasten los recursos. Tener toda la información en le mismo sistema, agiliza la búsqueda de datos concretos y también las gestiones, ya que evita tener que abrir varios programas y documentos a la vez.

Todos pueden acceder a la información que les hace falta cuando les hace falta

Odoo es un software que está alojado en un servidor (ya sea propio o en hosting), lo que permite que haya más de un usuario accediendo a la información simultáneamente. Esto permite acceder a información que otros empleados hayan incluido en el sistema y mantener un histórico de versiones o conversaciones para que todos puedan saber qué se ha hecho. Si utilizas un paquete office, muchas veces ocurre que el documento que te hace falta lo tiene otro empleado en su ordenador y hay que andar enviando por email, lo que implica tener que buscarlo cada vez que hace falta e ir enviando actualizaciones o modificaciones a todos los interesados, con lo que se puede crear un caos de versiones.

Validar contabilidad automáticamente

Odoo permite gestionar la contabilidad de forma automática, ya que se genera como reflejo de la operativa diaria de la empresa. Esto permite reducir las tareas repetitivas que los responsables financieros deben realizar y puedan centrarse en evaluar las operaciones y mejorar los procesos.

Enviar presupuestos por email

Permite generar presupuestos de forma automática, evitando así tener que crear presupuestos de forma manual para cada cliente. También facilita el envío a clientes y su consecuente confirmación evitando que se pierda la respuesta entre los emails del buzón de entrada.

Puedes seguir el estado de las actividades y procesos que te interesan

Odoo permite incluir un chatter (una casilla de conversación) para facilitar la comunicación entre empleados y registrar las acciones que se vayan realizando en una operación concreta. Evita tener que estar rebuscando entre emails y documentos para estar al día de un proyecto o tarea, y permite mantener actualizado el estado de un proceso ya que registra los cambios de estado. Puedes hacerte seguidor de las actividades y procesos que te interesen y recibirás avisos de todo lo que se haga.