Practicar, practicar y validar

Cómo tener éxito en la segunda fase de la implantación

Nerea Narro

Practicar, practicar y validar

Cómo tener éxito en la segunda fase de la implantación

Una de las fases críticas de la implantación es la de prácticas previas al arranque del uso del sistema en real. ¿En que consiste esta fase que no demasiados integradores incorporan en su metodología?

Como ya hemos dicho, durante la primera fase de implantación de Odoo en nuestros clientes, le enseñamos todo lo que la herramienta puede ofrecer y los módulos que le pueden ser útiles en su operativa diaria. El siguiente paso, es que los usuarios se lancen a la piscina, pierdan el miedo, minimicen la resistencia al cambio y se habitúen al uso de Odoo, sus pantallas y forma de resolver casuísticas específicas de su día a día.

Por ello, convocamos a los diferentes responsables de área que determinarán la necesidad de involucrar a los usuarios de su departamento para realizar prácticas, simulando su día a día en un entorno "copia" del que utilizarán cuando lo usen "de verdad". Los usuarios registrarán datos reales y realizarán prácticas con su casuística y complejidad específicas. Con el conocimiento que han adquirido los clientes durante la formación, se encuentran en posición de poder realizar sin mayor problema estas prácticas, no obstante, el consultor asignado al proyecto les guiará en el proceso, resolverá sus dudas y les explicará de nuevo cómo hacer las cosas, si fuese necesario.

En algunas ocasiones, puede ser que surjan nuevas necesidades, nuevos casos de uso, nuevos procesos no contemplados anteriormente. Si esto sucede, pueden darse los siguientes casos:

  • Que exista ya un módulo o aplicación publicado por nosotros mismos o por la comunidad que permita cubrir este nuevo requisito. En este caso, se instalará el módulo o módulos en el entorno de prueba y el usuario determinará si cubre lo solicitado. Si es así, queda identificado para su inclusión en el entorno real.
  • Que no exista ningún módulo ya desarrollado que les cubra el requisito. Si este es el caso, el consultor lo analizará junto con el usuario, realizará un enfoque técnico de solución y será enviado al equipo técnico para su desarrollo. Cuando el equipo técnico lo dé por finalizado, se instalará en el entorno de pruebas y se entregará al cliente para su validación. Un módulo no será instalado en un entorno real hasta que el cliente valide que funciona perfectamente y cubre lo solicitado por él mismo en sus requisitos.

La posibilidad de ir ampliando los requerimientos funcionales del proyecto, según éste avanza, da mucha flexibilidad tanto al cliente como nosotros ya que no es necesario que el listado de necesidades esté completamente definido al inicio del proyecto, sino que se va construyendo según dichas necesidades son detectadas por el propio cliente.

Consideramos que es bastante complicado definir el alcance real del proyecto al inicio, cuando nosotros no conocemos a la empresa y la empresa no conoce el sistema, por lo que preferimos ir descubriendo las necesidades junto con el cliente de forma natural y en una evolución lógica.

Aplicamos en nuestros proyectos una metodología de desarrollo en tarifa plana que incluye la resolución rápida y sencilla de los nuevos requisitos. Intentamos que la solicitudes sean directas y concretas. Evitamos los macro-desarrollos de alcance definido y entrega única. En vez de presentar e instalar todo de golpe, vamos realizando pequeñas entregas que nos permiten rectificar/ampliar los desarrollos o rediseñar pantallas o informes.
Nuestros clientes prueban y juegan con los nuevos módulos que les instalamos y realizamos el número de rectificaciones, actualizaciones y entregas que sean necesarias hasta obtener su aprobación. Por lo tanto, es vital que se impliquen en las pruebas y validen correctamente los desarrollos entregados. El número de módulos a construir, modificar o ampliar depende de las peticiones de los usuarios, no de nosotros.

Así de fácil, así de eficaz.